Lors de la mise en place d'un système de GED, il est indispensable de faire l'inventaire des procesus impliquant des documents papier ou autre pour les intégrer dans la solution.Ces processus seront ensuite détaillés par des schéms des flux respectant des standards de modélisation et inventoriés dans des outils de BPMS mais doivent aussi s'accompagner de différents types de schéma afin d'être compréhensible par l'ensemble des services concernés dans l'entreprise.Il est en général préférable de préciser chaque étape par du texte expliquant les actions réelles de chaque acteur du flux et qui correspondent le plus possible à ce qui était fait avec la papier.L'avantage d'un flux de Validation à la différence d'un flux de Distribution est que le document se trouve à un seul endroit (dans une seule corbeille électronique) à un moment donné.L'exemple ci-dessous montre l'un des flux les plus fréquents dans une entreprise : La validation de facture. L'ensemble des schémas et annotations permet de connaitre toutes les étapes pour payer ou non une facture arrivée dans l'entreprise. |
En regardant ces schémas, on réalise rapidement que les tâches de chaque acteur sont souvent très similaires mais c'est en fonction des compétences de chacun que les détails varient.En fonction de l'outil de gestion de flux utilisés, il est aussi parfois possible d'ajouter des délais au niveau de chaque tâchen et des actions précises lorsque ces délais sont dépassés.De même certains outils permettent des fonctionalités du type : Ajout de Notes, Ajout de Tampon sur une copie du document, Gestion de Version si le document entrant est amené à évoluer, etc...De plus, il existe généralement un outil de supervision qui permet de savoir ou se trouve un document précis quels sont les acteurs qui bloquent le flux, combien de documents sont entrain d'être traités, etc ...Il est important de comprendre que toute action faite par un acteur du flux est consignée et cela fera partie des informations qui seront archivés avec le document. Cela permet d'obliger l'ensemble des collaborateurs à faire d'avantage attention à leurs actions.La aussi, il ,est ensuite possible d'utiliser ces données dans un outil uintégré de statistique afin d'étudier et d'améliorer les flux. |
